Integración del reconocimiento contable en la implementación de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Integration of Accounting Recognition in the Implementation of the Occupational Health and Safety Management System

Yobany Alberto Monsalve-Urrea1; Ericka Alexandra Jiménez-Rodríguez2

Resumen

La implementación de los sistemas de gestión ha llevado a los empresarios a desarrollar procesos administrativos bajo la premisa del cumplimiento normativo para evitar sanciones o multas, actividades que antes se llevaban de forma eventual o informal, de acuerdo con las necesidades del cliente. Estas situaciones han dado relevancia a los análisis presupuestales dentro de los procesos de planeación de las empresas, que les permiten a estas un equilibrio económico.

Los cambios administrativos, técnicos y legales fundamentaron el planteamiento de un análisis con enfoque cuantitativo frente al diagnóstico del reconocimiento contable en el diseño, la implementación y la mejora del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo en 150 empresas del sector del comercio del barrio El Estero, de Villavicencio. Este proceso inició con la caracterización de las empresas por régimen, para continuar con el análisis de la definición de los rubros de inversión, los procesos de contabilización y, finalmente, determinar el proceso de toma de decisiones de la alta dirección frente al desarrollo de la gestión con respecto a los riesgos laborales.

Los resultados sugieren que hubo fortalecimiento e integración de la planeación financiera en el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo durante el proceso de implantación de las actividades estratégicas y operacionales del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar), a fin de evitar la pérdida de recursos y establecer esta gestión como un aliado en el mejoramiento continuo de la empresa y de las condiciones laborales, un valor agregado para sus clientes y una ventaja competitiva en el mercado.

Palabras clave: planeación, contabilidad, gestión financiera, seguridad laboral.

Abstract

The implementation of management systems has led employers to develop administrative processes, under the premise of regulatory compliance, to avoid sanctions or fines, activities that were previously carried out on an eventual or informal basis, according to customer needs, situations that have given relevance to the budget analyzes within the planning processes of the companies, allowing them an economic balance.

Conditions that founded the approach of an analysis with a quantitative approach of the accounting recognition for the design, implementation and improvement of the management system in occupational health and safety in 150 companies in the commerce sector of the El Estero neighborhood, in Villavicencio. This process began with the characterization of the companies by regime, to continue with the analysis of the definition of the investment items, the accounting processes and finally determine the decision-making process of senior management according to the development of management versus occupational risks.

This results suggest the strengthening and integration of financial planning in the occupational health and safety management system during the implementation process of the strategic and operational activities of the PDCA cycle (Plan, Do, Check, Act), in order to avoid the loss of resources and establish this management as an ally in the continuous improvement of the company, of working conditions, an added value for its clients and a competitive advantage in the market.

Keywords: Planning; Accounting; Financial
management; Job safety.

Códigos JEL: Normas laborales J8: nacionales e internacionales; M48 Política y regulación del gobierno; M41 Contabilidad; M54 Gestión laboral

Introducción

Las acciones desarrolladas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) permiten a las empresas gestionar los peligros y riesgos priorizados para garantizar el control de los accidentes y las enfermedades laborales, tareas que requieren la asignación de recursos físicos, humanos y económicos, los cuales, al momento de planificar, dependen de los requerimientos legales y contables para cada actividad económica.

El estudio con enfoque cualitativo consistió en evaluar, a través de un cuestionario guía, la situación actual del reconocimiento contable para el diseño, la implementación y la mejora de los SG-SST dentro de los procesos de planeación, a partir de la identificación de las acciones en las cuales las empresas deben invertir. Las personas encargadas de la implementación registran los gastos, y la respectiva derogación, para que posteriormente se vean reflejados en los estados financieros, lo que sirve como herramienta de la alta dirección en la toma de decisiones.

Contexto teórico

El análisis contable y presupuestal de los recursos en los SG-SST y su interacción han sido poco estudiados durante los últimos 8 años, desde que se fortaleció la normatividad en el tema, realidad que no ha permitido fijar criterios técnicos para el tratamiento de las inversiones realizadas frente a los beneficios obtenidos durante el diseño, la implementación y la mejora del sistema.

Sin embargo, para llevar a cabo el proceso de planeación, los empresarios deben integrar dentro de los procesos de revisión las directrices legales establecidas en el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, el cual expresa que deben definirse y asignarse los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión, evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo (Presidencia de la República de Colombia, 2015), contexto que, en algunos casos, no se contempla hasta no presentarse un evento como un accidente o una enfermedad laboral.

En estos análisis guiados por las ciencias administrativas, se considera el tema presupuestal como el momento en el cual se establece la necesidad de recursos para cada etapa del sistema de gestión (planear, hacer, verificar y actuar) frente a las inversiones que debe realizar la empresa por cada período trabajado. Aquí se establece, entonces, un diálogo entre los líderes de cada proceso y el encargado de asesorar los procesos contables, donde, para el caso, el encargado del SG-SST debe revisar, de acuerdo con la planeación de la producción de bienes y/o servicios, la asignación de recursos económicos que le permitan aportar a la prevención de accidentes y enfermedades laborales, estableciendo un presupuesto detallado por rubros, que debe ser aprobado por la alta dirección. Este presupuesto deberá desarrollarse bajo un plan de trabajo y mostrar los respectivos documentos de la adquisición de bienes o servicios para el análisis periódico de los programas de prevención y control, desde la perspectiva técnica, legal y financiera, frente a los beneficios y los impactos de cada una de estos en los trabajadores y en la actividad económica desarrollada.

Materiales y métodos

La determinación de la situación actual del reconocimiento contable del SG-SST se realizó en las empresas del sector comercial del barrio El Estero, en Villavicencio, Meta, que fueran acordes con la caracterización del código de dichas actividades económicas, bajo una investigación con enfoque cuantitativo, de tipo descriptivo, que, según Hernández (2006), se caracteriza por realizar una determinación sistemática y precisa de las distintas formas de presentar las características individuales en diferentes tiempos y lugares. Para este caso, corresponde al comportamiento de las variables del SG-SST a través de los registros contables para el año.

Dicha investigación tuvo las siguientes etapas:

• Se inició con la caracterización de las variables de análisis a través del diseño de un cuestionario, que permitiera evidenciar las prácticas respecto al reconocimiento contable desarrolladas por las empresas del sector comercial y los elementos que se debían tener en cuenta desde el SG-SST, los cuales influyen en la toma de decisiones.
• La segunda etapa consistió en la verificación de los registros contables de las variables de análisis a través de los cuestionarios establecidos, para determinar la planeación, ejecución y verificación de las directrices legales de los SG-SST de las empresas del sector comercial. Durante esta etapa, se visitó el barrio El Estero para seleccionar, inicialmente, los locales comerciales y, luego, explicar el propósito de la actividad, indagar las labores y evidenciar las variables que deberían analizarse.
• Por último, se elaboró el informe de los hallazgos encontrados durante el proceso de verificación a través de la caracterización de la asignación de recursos financieros, con el fin de plantear mejoras a los informes de la gestión contable para el SG-SST.

Resultados

Para analizar el tipo de impacto que tiene el reconocimiento contable en los balances, fue necesario organizar a la población de empresas de acuerdo con su clasificación como contribuyente, la cual corresponde al régimen simplificado y régimen común y que tiene en cuenta las características estipuladas en el Artículo 499 del Estatuto Tributario Colombiano de 2018.

En el proceso investigativo participaron, en total, 150 empresas, clasificadas como se muestra en la tabla 1.

Tabla 1 Caracterización de las empresas por tipo de responsabilidad tributaria

	Simplificado	Común	Total
Número de empresas	96	54	150
Número de empleados	262	279	541

Fuente: elaboración propia.

Dentro del proceso se establecieron las siguientes definiciones con el fin de direccionar el análisis que debía ejecutarse:

• El registro o reconocimiento contable como “el proceso por el que se incorporan al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias o el estado de cambios en el patrimonio neto, los diferentes elementos de las cuentas anuales” (Sánchez, 2009), para determinar si su utilización es apropiada o no.
• Gestión financiera: es aquella disciplina que se encarga de determinar el valor y de tomar decisiones en la asignación de recursos, lo que incluye adquirirlos, invertirlos y administrarlos. Es así como la gestión financiera se encarga de analizar las decisiones y acciones que tienen que ver con los medios financieros necesarios en las tareas de las organizaciones tales como logro, utilización y control (Padilla, 2016).

Igualmente se determinaron las obligaciones de las empresas pertenecientes al régimen común, que corresponden a: llevar la contabilidad, inscribirse al RUT, expedir la factura, declarar el IVA e informar el cese de actividades. Por su parte, las empresas que pertenecen al régimen simplificado no están obligadas a llevar la contabilidad, pero sí un libro fiscal de operaciones que permita el registro de sus ingresos y egresos de manera general, esto por norma nacional; sin embargo, según los estándares internacionales, por pertenecer al grupo 3, sí deberían llevar una contabilidad simplificada, mientras que las del régimen común deben llevar registros contables específicos.

La caracterización se realizó obteniendo información primaria a través de un cuestionario previamente validado y sometido a revisión de expertos. Este contiene 29 preguntas, cuyas variables de análisis corresponden a los parámetros de si existen o no (preguntas dicotómicas) y en qué parte del proceso se encuentran: diseño, implementación o mantenimiento del sistema de gestión. Con este cuestionario se recopilaron los siguientes datos:

• Dimensión 1. Caracterización de las actividades de las empresas: con esta se pretende conocer la información general, el régimen tributario al que pertenecen, la existencia de registros de formación o divulgación de los requisitos para el diseño, implementación, verificación y mejora del SG-SST, y las razones por las cuales no se ha iniciado la implementación.
• Dimensión 2. Cumplimiento de la normatividad contable, técnica y legal: en el cual se recopilará la información sobre los pasos del reconocimiento contable dado en las empresas, pasos de planificación, ejecución y verificación del SG-SST y reconocimiento contable realizado para el SG-SST acorde con la asignación de recursos financieros.

Como fuentes secundarias usadas en la búsqueda de antecedentes respecto al análisis financiero y al reconocimiento contable relacionado con la seguridad y salud en el trabajo se utilizaron los estudios, investigaciones o artículos de reflexión registrados en Google académico durante los últimos cinco años y los libros-texto de contabilidad, presupuestos o planeación financiera.

Dentro del proceso de indagación se encontró que, en cuanto al conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, el 100% manifestó que no han recibido información al respecto; en consecuencia, la implementación del SG-SST no se ha dado de forma satisfactoria. En el régimen simplificado, los motivos de esto eran: desconocimiento (63%), omisión (23%) y factores económicos (15%); en el régimen común, los motivos fueron desconocimiento (96%) y omisión (4%).

Al preguntar si la empresa contaba con personal en el área de seguridad y salud en el trabajo, tales como asesores o profesionales en la implementación del sistema de gestión, estas respondieron que asignaron a alguien del área administrativa para llevar a cabo dicha función; sin embargo, el 42% de las empresas en el régimen común y el 12% en el simplificado contaban con una persona externa que las apoyaba en esta tarea al momento de la investigación.

Frente a la etapa de diseño, en el régimen común se observó que 50 empresas (92%) cuentan con asesoría para el diseño del sistema de gestión, 30 de estas (55%) continúan con la implementación y solo 2 (3%) llegan a la etapa de mantenimiento del sistema diseñado, mientras que en el régimen simplificado 20 empresas (20%) cuentan con asesoría en el diseño, de las cuales, el 12% pertenece al sector hotelero; estas han sido sometidas a seguimiento por las entidades del sector de turismo del departamento, como parte del fomento y acompañamiento tanto administrativo como operativo en el impulso de la economía en este tipo de actividades.

Las empresas informan que han asignado recursos para carteleras, elementos de señalización, elementos de protección personal, adquisición de equipos de emergencia, reporte e investigación de accidentes de trabajo, inspecciones de seguridad, asesorías para el diseño, implementación y mantenimiento del sistema de gestión. El restante de los rubros no es tenido en cuenta.

Dado lo anterior, al analizar cada uno de los requisitos correspondientes a la asignación de un rubro en el cual se realice el reconocimiento contable de los recursos económicos para el diseño, la implementación o el mantenimiento del SG-SST, se formularon 25 preguntas dicotómicas para definir si las empresas hacían este tipo de actividades, y posteriormente, averiguar si contaban con un rubro específico o no en el tema. Por tanto, 20 empresas del régimen simplificado y 50 del régimen común, que iniciaron el proceso de diseño del sistema de gestión, han definido los ítems en el presupuesto, sin embargo, los han contabilizado por una sola cuenta, como un solo monto, causado a la cuenta Diversos (5190), en el estado de resultados, de acuerdo con el plan Único de cuentas.

Luego de recaudar la evidencia contable, se indagó sobre los procesos de planeación estratégica de las empresas, para lo cual, los encargados mencionaron que dicho proceso corresponde a que cada uno de los asesores (contable o financiero o administrativo o seguridad y salud en el trabajo) presenta su informe y se definen las acciones a seguir, aunque sin dejar un registro de dicha actividad y los compromisos a los cuales se les debe hacer seguimiento; por consiguiente, los procesos de planeación no cuentan con documentos que evidencien dichas actividades, en las que se mantiene el liderazgo ejercido por un administrador o dueño de la empresa, quien determina el rumbo de la empresa y es asesorado por un profesional en el área contable; por lo tanto, los lineamientos de la gestión van centrados hacia la utilidad económica.

Con respecto a las actividades de planeación financiera, el proceso actual caracterizado comprende la previsión para buscar las condiciones necesarias que maximicen los resultados positivos de la empresa y la garantía de la adecuada capacidad de pago para sus proveedores, gastos administrativos y gastos operativos. Aquí la toma de decisiones gerenciales se basa en la información histórica y de cada área funcional, el conocimiento del entorno de trabajo y el criterio propio que sustentan la gestión en la reducción de los costos, mas no en línea con los objetivos empresariales y el desarrollo de la actividad económica.

Acorde con esta información y la presentación de resultados contables, el seguimiento a las inversiones por parte de la alta dirección comprendía únicamente la determinación de los costos de funcionamiento, que incluye los pagos por asesoría o el salario del encargado del sistema de gestión, por el tiempo destinado al diseño, implementación o mantenimiento o al salario de la persona internamente designada, y a totalizar el valor que se ha invertido en los rubros recomendados, para llevar un control mensual, con el fin de mantener los valores en el tiempo.

Finalmente, al 100% de las empresas objeto de esta investigación se les preguntó si “se tienen establecidas cuentas contables específicas para los registros para dicho proceso”, la cuales respondieron que no, independientemente del régimen tributario.

Discusión

La entrada de la nueva Resolución 0312 de 2019 permite un nuevo escenario para que las empresas del estudio (régimen simplificado y común) y, en general, todas las empresas tengan la posibilidad de cumplir con la normatividad y, a la vez, económicamente puedan desarrollarla en el tiempo.

Del mismo modo, la ejecución del proceso de planeación financiera, como parte de la planeación estratégica de las empresas, debe iniciar con el análisis del contexto para el término de 1 a 5 años, en el cual se planteen objetivos por períodos con sus respectivas acciones para lograrlos. En esa misma línea, realizar el análisis de los resultados económicos a la fecha y la proyección en ventas, para definir el marco presupuestal donde se proyecte el estado de resultados, el balance general y el flujo de caja libre para un período de 1 año completo, que permita, por último, en términos financieros, definir mensualmente las operaciones y los recursos que forman parte de una empresa.

Dentro de los procesos de toma de decisiones se debe involucrar al encargado de la planeación financiera y al encargado de proyectar los procesos del SG-SST, para permitir el reconocimiento contable de los hechos económicos y, a su vez, realizar estudios de causa-efecto de los beneficios que conlleva dicha inversión; es decir, los posibles ahorros en sanciones, pagos de indemnizaciones, pagos de incapacidades que se generan por la no aplicación de estos procesos, entre otras; donde toda erogación que efectué la organización deberá estar relacionada con futuros ingresos por operaciones, siendo consecuente con las metas establecidas por la empresa y la generación de beneficios económicos a todos los grupos de interés.

Cada profesional del área financiera debe construir una cuenta contable de acuerdo con el criterio técnico y normativo, donde se lleven e incorporen los rubros destinados al SG-SST, garantizando su definición y seguimiento específico; en la que se pueda crear la cuenta Provisiones (5199), asignar un responsable para la presupuestación y ejecución y, paralelamente, documentar los análisis de las estructuras de costos y gastos, generando los correctivos en aquellas cifras que presenten desviaciones relevantes, de forma mensual. En lo anterior pueden participar la alta dirección, los asesores contables, el encargado del SG-SST y el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo/vigía.

De acuerdo con los lineamientos técnicos, legales y contables se deben asignar los recursos económicos correspondientes a papelería, modificaciones de infraestructura, documentación (elaboración de procedimientos, formatos, instructivos, boletines, carteleras, volantes, formatos, entre otros), actividades de capacitación en riesgos laborales, entrenamiento, elementos de protección personal, exámenes médicos ocupacionales, mediciones de higiene industrial, formación de brigadas de emergencia, adquisición de equipos de emergencia, mantenimiento a equipos y herramientas del proceso, compra y seguimiento a calibración de equipos, reporte, investigación de incidentes, accidentes de trabajo, cumplimiento de los planes de acción, seguimiento a las situaciones médicas de origen común o laboral, reuniones gerenciales o de la alta dirección, inspecciones de seguridad, programas de gestión por riesgos priorizados, auditorías internas y asignación de una persona para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora continua.

Con lo anterior se crean escenarios donde las partes financiera, contable y de administración de las empresas tengan contacto con la seguridad y salud en el trabajo y sean responsables, desde la definición de objetivos, metas e indicadores, en el establecimiento de los programas de gestión de acuerdo con la identificación de riesgos y oportunidades para la actividad económica, con especificidad en la empresa, hasta su verificación y mejoramiento.

Conclusión

Como parte del ejercicio, las herramientas y los procedimientos utilizados para el logro del objetivo de la investigación, se llega a las siguientes conclusiones:

• El 88% de las empresas que pertenecen al régimen simplificado y el 7% de las que están en el régimen común carecen de un asesor contable y de seguridad y salud en el trabajo, ya sea para cumplir con la normatividad, como para la asesoría financiera que se necesita para presupuestar y ejecutar dicho sistema; por lo tanto, solo se presenta la existencia del recurso, mas no su uso en el tiempo y la relación con el crecimiento económico de la empresa.
• Los procesos de planeación financiera que inician con la definición del presupuesto no tienen continuidad en los planes de la organización, debido a que se analiza la existencia del recurso y su control, mas no la permanencia en el tiempo y la relación con el crecimiento económico de la empresa.
• Para las empresas del régimen común, la falta de socialización del tema lleva al desconocimiento y a la falta de conciencia al interior de las organizaciones, así como a la no comprensión de la magnitud de los análisis de costos que pueden tener cuando se presentan incidentes, accidentes y enfermedades laborales, demandas o multas, por el incumplimiento legal.
• El desconocimiento de la normatividad en seguridad y salud en el trabajo, ya sea por falta de socialización de los entes de control o por el desinterés en la misma, así como el no contar económicamente de ingresos para tener un asesor en el tema han dificultado su desarrollo, implementación y mejora en las empresas del régimen simplificado.
• Fomentar una cultura preventiva requiere de la integración de las diferentes áreas estratégicas de la empresa para poder desarrollar la planeación necesaria que permita el cumplimiento normativo y el control de los recursos económicos en las diferentes fases de implementación.

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